Je vrijwilligers vergoeden: forfaitaire bedragen verhoogd voor 2024
Betaal je als vereniging de kosten van je vrijwilligers terug? Als je dit correct doet, is die vergoeding geen inkomen, en dus vrijgesteld van belastingen en sociale zekerheidsbijdragen. Voor die terugbetaling bestaan twee systemen: reële of forfaitaire kosten, elk met hun eigen regels.
De vereniging moet, in samenspraak met de vrijwilliger, vóór de aanvang van het vrijwilligerswerk kiezen óf er een terugbetaling volgt, en via welk systeem. Die keuze is belangrijk: in één kalenderjaar moet je dezelfde vrijwilliger altijd op dezelfde manier terugbetalen. Het is bijvoorbeeld niet mogelijk om aan een vrijwilliger die forfaitaire onkostenvergoedingen ontvangt een parkingticket terug te betalen. Dit ‘combinatieverbod’ geldt bovendien voor alle vergoedingen die iemand krijgt, dus eventueel ook van andere verenigingen. Omdat zoiets moeilijk te controleren valt, doe je er goed aan om je vrijwilliger(s) een verklaring op eer te laten ondertekenen.
1. Forfaitaire kostenvergoeding
Voor de forfaitaire vergoeding zijn geen bewijsstukken nodig. Wel gelden bepaalde grensbedragen: voor het kalenderjaar 2024 mag elke vrijwilliger tot maximaal 41,48 euro per dag, én tot 1.659,22 euro op jaarbasis, terugkrijgen. Die bedragen worden jaarlijks geïndexeerd. De vrijwilliger moet zelf opvolgen of hij de grensbedragen niet overschrijdt.
Het is niet mogelijk om naast de forfaitaire vrijwilligersvergoeding een vergoeding te ontvangen voor de gemaakte werkelijke kosten. Een uitzondering hierop vormt de beperkte terugbetaling van verplaatsingskosten. Die is begrensd op 2.000 km per vrijwilliger per jaar, tenzij het vrijwilligerswerk het regelmatig vervoeren van personen betreft. De terugbetaling gebeurt aan de hand van een kostennota waarop de datum, de afstand en de reden van verplaatsing wordt vermeld.
Tot slot dient de vereniging een nominatieve lijst bij te houden met een aantal gegevens: de vrijwilligers in het forfaitaire systeem, de dag(en) van het vrijwilligerswerk, en de bedragen van de vergoeding.
Voor bepaalde vrijwilligers geldt een verhoogde jaargrens van 3.047,43 euro op jaarbasis. Voor wie dit van toepassing is lees je hier.
2. Reële kostenvergoeding
De reële of werkelijke kostenvergoeding is gebaseerd op bewijsstukken. Hier geldt geen bovengrens. Je werkt het best met een standaard kostennota voor al je vrijwilligers, waarop ze hun onkosten kunnen aangeven en waaraan ze bewijsstukken (facturen, kastickets, treintickets …) kunnen toevoegen. Die nota’s worden in de boekhouding van de vzw verwerkt. Als iemand een kost niet kan bewijzen, kan je dus geen terugbetaling doen.
Let in elk geval op met buitensporig hoge bedragen: in geval van controle is het moeilijker om aan te tonen dat het om terugbetaling van kosten gaat en niet om loon waardoor de fiscus de terugbetalingen als inkomen kan beschouwen.
3. Wat met verplaatsingskosten?
In beide systemen hangt de mate van terugbetaling af van het vervoersmiddel. Dit zijn de grensbedragen:
| Vervoersmiddel | Grensbedrag | Bewijsstuk |
|---|---|---|
| Wagen, motor, bromfiets (uitgezonderd voertuigen van de organisatie) |
Voor het eerste kwartaal van 2024: 0,4269 euro/km |
Kostennota |
| Fiets | 0,27 euro/km | Kostennota |
| Openbaar vervoer | Volledig, met voor vrijwilligers die kosten op forfaitaire basis vergoed krijgen als maximum het bedrag dat je zou terugbetalen voor dezelfde verplaatsing met de wagen | Vervoersbewijs |
- Je vereniging wordt aan een aantal plichten onderworpen (fiscale fiches, bedrijfsvoorheffing inhouden, patronale RSZ, etc.).
- Je vrijwilliger houdt minder over, want moet belastingen betalen op dat inkomen.
- Ontvangt je vrijwilliger een uitkering, dan kan de uitbetaling daarvan in het gedrang komen.
In de praktijk: reken op je SBB-expert
Speel op zeker en schakel tijdig de hulp in van een expert. Wij ondersteunen je graag met raad en daad.
